Privacy Policy

English version

What is the purpose of our Privacy Policy?

The Phantom Company, which manages the PhantomBuster platform, attaches great importance to the protection and confidentiality of your personal data, which we consider to be a guarantee of our professionalism and trustworthiness.

As such, our Privacy Policy clearly demonstrates our commitment to ensuring that The Phantom Company complies with the applicable rules on personal data protection, in particular the General Data Protection Regulation (“GDPR”).

In particular, our Privacy Policy aims to inform you about how and why we process your personal data in connection with the services we provide to you.

Who is our Privacy Policy for?

In particular, our Privacy Policy aims to inform you about how and why we process your personal data in connection with the services we provide to you.

Why do we process your personal data and on what basis?

We process your personal data for the following purposes:

To navigate our websites, benefit from our services, and so that we can respond to your requests based on our terms and conditions and our legitimate interest in providing you with the best service.
To use and benefit from our service and all its features based on our terms and conditions.
To manage user accounts and Workspaces (e.g., account creation, access to the service, and account deletion) based on our terms and conditions.
To write comments about the management of your files based on our terms and conditions.
To communicate with our customer support service via our customer service platform and our chat/chatbot based on our terms and conditions and our legitimate interest in responding to your requests and complaints in the best possible way.
To resolve any difficulties you may encounter when using our services when you contact our support service based on our terms and conditions and our legitimate interest in resolving your issues.
To access your LinkedIn session cookie, where strictly necessary, for the purpose of diagnosing and resolving technical issues affecting your account when you open a support ticket with our team. Based on our Terms and Conditions, our legitimate interest in ensuring the quality and continuity of our services, and subject to your prior explicit consent.
To manage subscriptions, online payments, and billing based on our terms and conditions and our legitimate interest in obtaining compensation for the provision of our services.
To receive technical emails (e.g., password changes, etc.) that are essential to the proper functioning of our service based on our terms and conditions.
To be able to download and import documents onto our platform based on our terms and conditions.
To guarantee and enhance the security and quality of our services on a daily basis (e.g., statistics, data security, etc.) based on our legal obligations, our terms and conditions, our legitimate interest in ensuring the proper functioning of our services, and our legal and contractual obligations regarding the security of our services and the data we process.
To send you satisfaction surveys or ask for your opinion on our services based on our legitimate interest in improving our services.
To receive our newsletter, marketing and commercial emails, and personalized advertising campaigns about our services (Ads), based on our legitimate interest in maintaining a relationship with our users, allowing you to opt out at any time.
To measure your email opens and personalize the content, frequency and channel of communications, using tracking pixels. This processing is based on your consent.
To organize webinars and engage our community based on our legitimate interest in retaining our users.
To monitor and comment on our publications on our community, the academy, social networks, and video sharing platforms based on our legitimate interest in having a dedicated page on these sites and allowing you to use the product optimally.
To manage the affiliate program based on the affiliate program’s terms and conditions.
To provide you with external support and assistance in using all the features of PhantomBuster based on our legitimate interest in offering you the best service.
To apply for a position at The Phantom Company based on the discussions we have with you during the recruitment process and our legitimate interest in recruiting and selecting candidates and pre-contractual measures (employment contract).
To manage any disputes or pre-litigation, combat fraud or misuse of our platform, or to comply with certain legal obligations incumbent upon us based on our legitimate interest in defending ourselves in the event of a claim or dispute, and legal obligations.

Your data is collected directly from you when you use our services, and we undertake to process your data only for the reasons described above.

What personal data do we process and for how long?

We have summarized below the categories of personal data and their respective retention periods:

Professional identification data relating to account and Workspace management (e.g., last name, first name, position, company, etc.) and contact details (e.g., email address and work phone number, etc.) are retained for the duration of the service provision, plus the legal limitation periods, which are generally five years.
Economic and financial data (such as bank details or billing information) retained for the time necessary to process the transaction and manage billing. This period may be extended in accordance with legal obligations, in particular for accounting purposes (10 years, or in the event of a dispute, 5 years). The Phantom Company only has access to the last four digits of your credit card number, the cardholder’s name, and the expiration date for verification or identification purposes.
Professional identification data collected for marketing and advertising purposes is retained until you unsubscribe/object, or until your account is deleted.
Data relating to messages sent by you within the community is kept for three years from the date of publication.
Data relating to your identification as an affiliate of the company is kept for the duration of the commercial relationship. In addition, there are legal limitation periods, which are generally five years.
Email addresses for receiving our newsletter are kept until you unsubscribe from the newsletter.
The date of the last email opening is retained and updated upon each new opening, with the previous date being overwritten.
Connection data (e.g., logs, IP address, etc.) is kept for a period of one year.
LinkedIn session cookie data accessed for support purposes is retained only for the duration necessary to resolve the relevant technical issue, and kept for the sole duration of the support intervention.
Data provided in your resume/cover letter or digital equivalent will be retained for the duration of the recruitment process and for two years after the last contact, or when you request its deletion.
Cookies and trackers are generally retained for a period of 13 months (see our cookie policy for more information).

Upon expiry of the applicable retention periods, the deletion of your personal data is irreversible and we will no longer be able to communicate it to you after this period. At most, we may only retain anonymous data for statistical purposes.

Please also note that in order to protect ourselves in the event of a dispute, we are required to retain all data concerning you for the entire statute of limitations for legal action even after the expiry of the retention periods described above.

What rights do you have to control the use of your personal data?

The applicable data protection regulations grant you specific rights that you can exercise at any time and free of charge to control how we use your data.

Right to access and copy your personal data, provided that this request does not conflict with business secrecy, confidentiality, or the secrecy of correspondence.
Right to rectify personal data that is inaccurate, obsolete, or incomplete.
Right to request the erasure (“right to be forgotten”) of your personal data that is not essential to the proper functioning of our services.
Right to restrict the processing of your personal data, which allows us to photograph the use of your data in the event of a dispute over the legitimacy of processing.
Right to data portability, which allows you to retrieve some of your personal data in order to store it or transfer it easily from one information system to another.
Right to give instructions on the fate of your data in the event of death, either through you, a trusted third party, or a beneficiary.

For a request to be taken into account, it must be made directly by you at dpo@thephantomcompany.com.

Any request that is not made in this manner cannot be processed.

Requests cannot be made by anyone other than you or your duly authorized representative. We may therefore ask you to provide proof of identity or of your authorization or power of attorney if we have doubts about the identity of the person making the request.

We will respond to your request as soon as possible, within a maximum of three months of receipt, in the event that the request is technically complex or if we receive numerous requests at the same time.

Please note that we may always refuse to respond to any request that is excessive or unfounded, particularly if it is repetitive.

Who can access your personal data?

Your personal data is processed by our teams and our technical service providers for the sole purpose of operating our service.

We would like to point out that we check all our technical service providers before hiring them to ensure that they strictly comply with the applicable rules on personal data protection.

FURTHERMORE, WE GUARANTEE THAT WE WILL NEVER SELL YOUR DATA TO THIRD PARTIES.

Can your personal data be transferred outside the European Union?

The personal data processed by our PhantomBuster platform is hosted exclusively on servers located within the European Union.

Furthermore, we do our utmost to only use technical tools whose servers are also located within the European Union. If this is not the case, we take great care to ensure that they implement the appropriate safeguards required to ensure the confidentiality and protection of your personal data.

How do we protect your personal data?

We implement the following technical and organizational measures to ensure the security of your personal data on a daily basis and, in particular, to combat any risk of destruction, loss, alteration, or disclosure.

Our hosting systems benefit from systematic encryption, network partitioning, and strict role-based access control. Sensitive connections are logged, passwords are encrypted, and secure backups are performed regularly. Access to data is subject to rigorous authorization procedures, with enhanced authentication (MFA) and compliance with the principle of least privilege.

Our teams apply regular security patches, perform audits and intrusion tests, and have implemented a bug bounty program. Confidentiality is contractually guaranteed, and all employees receive regular training on GDPR and cybersecurity.

Finally, we continuously monitor the security status of our infrastructure and have implemented an incident management plan to protect your data in all circumstances.

Do we use cookies when you browse our platform?

We inform you that we use cookies when you browse our platform. For more information, please consult our Cookie Policy.

Who can you contact for more information about the use of your personal data?

To best ensure the protection and integrity of your data, we have officially appointed an independent Data Protection Officer (“DPO”) to our supervisory authority.

You can contact our DPO at any time, free of charge, at dpo@thephantomcompany.com to obtain more information or details about how we process your data.

How can you contact the CNIL?

You can contact the “Commission nationale de l’informatique et des libertés” or “CNIL” at any time at the following address: Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 or by telephone on 01.53.73.22.22.

Can the Privacy Policy be modified?

We may modify our Privacy Policy at any time to adapt it to new legal requirements or to new processing methods that we may implement in the future.

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French version

Quelle est l’utilité de notre Politique de confidentialité ?

The Phantom Company, qui gère la plateforme PhantomBuster, accorde une grande importance à la protection et la confidentialité de vos données personnelles qui représentent, pour nous, un gage de sérieux et de confiance.

A ce titre, notre Politique de confidentialité des données personnelles témoigne précisément de notre volonté de faire respecter, au sein de The Phantom Company, les règles applicables en matière de protection des données personnelles et, plus particulièrement, celles du Règlement général sur la protection des Données (“RGPD”).

En particulier, notre Politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles dans le cadre des services que nous vous fournissons.

A qui s’adresse notre Politique de confidentialité ?

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quel fondement ?

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

Pour naviguer sur nos sites internet, bénéficier de nos services et afin que nous puissions répondre à vos demandes, sur la base de nos conditions générales d’utilisation et de notre intérêt légitime à vous fournir le meilleur service.
Pour utiliser et bénéficier de notre service et de toutes ses fonctionnalités sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
Pour assurer la gestion des comptes utilisateurs et des Workspaces (ex : création de compte, accès au service et suppression des comptes) sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
Pour rédiger des commentaires sur la gestion de vos dossiers sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
Pour échanger avec notre service client via notre plateforme de service client et notre chat/chatbot, sur la base de nos conditions générales d’utilisation et de notre intérêt légitime à répondre au mieux à vos demandes et réclamations.
Pour résoudre les difficultés que vous pourriez rencontrer dans l’utilisation de nos services lorsque vous contactez notre service support, sur la base de nos conditions générales d’utilisation et de notre intérêt légitime à résoudre vos problèmes.
Pour accéder à votre cookie de session LinkedIn, lorsque cela est strictement nécessaire, afin de diagnostiquer et de résoudre les problèmes techniques affectant votre compte lorsque vous ouvrez un ticket auprès de notre équipe support. Sur la base de nos conditions générales d’utilisation, de notre intérêt légitime à assurer la qualité et la continuité de nos services, et sous réserve de votre consentement explicite préalable.
Pour assurer la gestion des abonnements, des paiements en ligne et de la facturation, sur la base de nos conditions générales d’utilisation et de notre intérêt légitime à obtenir une contrepartie à la fourniture de nos services.
Pour recevoir nos emails techniques (ex : modification de mots de passe, etc.) indispensables au bon fonctionnement de notre service sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
Pour pouvoir télécharger et importer des documents sur notre plateforme sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
Pour garantir et renforcer la sécurité et la qualité de nos services au quotidien (ex : statistiques, sécurité des données, etc.) sur la base des obligations légales pesant sur nous, de nos conditions générales d’utilisation, de notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de nos services et de nos obligations légales et contractuelles relatives à la sécurité de nos services et des données que nous traitons.
Pour vous adresser des enquêtes de satisfaction ou vous demander votre avis sur nos services, sur la base de notre intérêt légitime à améliorer nos services.
Pour recevoir notre newsletter, nos emails marketing et commerciaux ainsi que des campagnes publicitaires personnalisées relatives à nos services (Ads), sur la base de notre intérêt légitime à entretenir une relation avec nos utilisateurs, en vous permettant de vous y opposer à tout moment.
Pour mesurer les ouvertures de mails, personnaliser le contenu des messages, adapter la fréquence d’envoi et le canal de communication, avec des pixels de suivi. Ce traitement est basé sur votre consentement.
Pour organiser des webinars et animer notre communauté, sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser nos utilisateurs.
Pour suivre et commenter nos publications sur notre communauté, l’academy, les réseaux sociaux et les plateformes de partage de vidéos, sur la base de notre intérêt légitime à disposer d’une page dédiée sur ces sites et à vous permettre d’utiliser le produit de manière optimale.
Pour assurer la gestion du programme d’affiliation sur la base des conditions générales du programme d’affiliation.
Pour vous fournir un support et une assistance externes dans l’utilisation de toutes les fonctionnalités de PhantomBuster, sur la base de notre intérêt légitime à vous offrir le meilleur service.
Pour candidater à un poste au sein de The Phantom Company, sur la base des échanges que nous avons avec vous durant le processus de recrutement, de notre intérêt légitime à recruter et sélectionner des candidats et des mesures précontractuelles (contrat de travail).
Pour gérer les éventuels litiges ou pré-contentieux, lutter contre la fraude ou les usages abusifs de notre plateforme, ou encore pour respecter certaines obligations légales nous incombant, sur la base de notre intérêt légitime à nous défendre en cas de réclamation ou de litige, et d’obligations légales.

Vos données sont collectées directement auprès de vous lorsque vous utilisez nos services et nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment.

Quelles données personnelles traitons-nous et pour combien de temps ?

Nous avons résumé ci-après les catégories de données personnelles ainsi que leurs durées respectives de conservation :

Données d’identification professionnelles relatives à la gestion des comptes et des Workspaces (ex : nom, prénom, poste, entreprise, etc.) et coordonnées (ex : adresse email et téléphone professionnel, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux, qui sont généralement de 5 ans.
Données d’ordre économique et financier (telles que les coordonnées bancaires ou les informations de facturation) conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la transaction et à la gestion de la facturation. Cette durée peut être prolongée conformément aux obligations légales, notamment à des fins comptables (10 ans, ou 5 ans en cas de litige). The Phantom Company n’a accès qu’aux quatre derniers chiffres de votre numéro de carte bancaire, au nom du titulaire de la carte et à la date d’expiration, à des fins de vérification ou d’identification.
Données d’identification professionnelles collectées à des fins de marketing et de publicité conservées jusqu’à votre désinscription/opposition, ou jusqu’à la suppression de votre compte.
Données relatives aux messages que vous publiez au sein de la communauté conservées pendant trois ans à compter de leur publication.
Données relatives à votre identification en tant qu’affilié de la société conservées pendant toute la durée de la relation commerciale. S’y ajoutent les délais de prescription légaux, qui sont généralement de 5 ans.
Adresse email pour recevoir notre newsletter conservée jusqu’à votre désinscription de la newsletter.
La date de la dernière ouverture d’email est conservée et mise à jour à chaque nouvelle ouverture, la date précédente étant écrasée.
Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
Données de cookie de session LinkedIn consultées à des fins de support conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la résolution du problème technique concerné, et pour la seule durée de l’intervention de support.
Données fournies dans votre CV/lettre de motivation ou leur équivalent numérique conservées pendant toute la durée du processus de recrutement et pendant deux ans après le dernier contact, ou jusqu’à ce que vous en demandiez la suppression.
Les cookies et traceurs sont généralement conservés pendant une durée de 13 mois (voir notre politique cookies pour plus d’informations).

A l’expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.

Veuillez également noter que, afin de nous protéger en cas de litige, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données vous concernant pendant toute la durée de prescription des actions en justice, même après l’expiration des durées de conservation décrites précédemment.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données personnelles ?

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données.

Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.
Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.
Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit l’intermédiaire d’un tiers de confiance ou d’un ayant-droit.

Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous à l’adresse dpo@thephantomcompany.com. Toute demande qui n’est pas effectuée de cette manière ne peut pas être traitée.

Les demandes ne peuvent pas émaner d’une autre personne que vous ou votre représentant dûment autorisé. Nous pouvons donc vous demander la communication d’une preuve d’identité ou de votre autorisation ou pouvoir en cas de doute sur l’identité du demandeur.

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais avec pour limite un délai maximum de trois mois à compter de sa réception dans le cas où la demande est techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment.

Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et par nos prestataires techniques dans l’unique but de faire fonctionner notre service.

Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires techniques avant de les recruter afin de s’assurer qu’ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.

PAR AILLEURS, NOUS VOUS GARANTISSONS QUE NOUS NE VENDRONS JAMAIS VOS DONNEES A DES TIERS.

Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union européenne ?

Les données personnelles traitées par notre plateforme PhantomBuster sont exclusivement hébergées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne.

Par ailleurs, nous faisons notre maximum pour n’utiliser que des outils techniques dont les serveurs sont également situés au sein de l’Union européenne. Si toutefois cela n’était pas le cas, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées requises pour assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre les moyens techniques et organisationnels suivants pour garantir la sécurité de vos données personnelles au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation.

Nos systèmes d’hébergement bénéficient d’un chiffrement systématique, d’un cloisonnement réseau et d’un contrôle d’accès strict basé sur les rôles. Les connexions sensibles sont journalisées, les mots de passe sont chiffrés et des sauvegardes sécurisées sont réalisées régulièrement. L’accès aux données est soumis à des procédures d’habilitation rigoureuses, avec une authentification renforcée (MFA) et le respect du principe du moindre privilège.

Nos équipes appliquent régulièrement les correctifs de sécurité, réalisent des audits et des tests d’intrusion, et ont mis en place un programme de bug bounty. La confidentialité est garantie contractuellement et l’ensemble des collaborateurs reçoit une formation régulière au RGPD et à la cybersécurité.

Enfin, nous surveillons en continu l’état de sécurité de notre infrastructure et avons mis en place un plan de gestion des incidents afin de protéger vos données en toutes circonstances.

Utilisons-nous des cookies lorsque vous naviguez sur notre plateforme ?

Nous vous informons que nous utilisons des cookies lorsque vous naviguez sur notre plateforme. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre Politique cookies.

Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation de vos données personnelles ?

Pour garantir au mieux la protection et l’intégrité de vos données, nous avons officiellement nommé un Délégué à la protection des données (“DPO”) indépendant auprès notre autorité de contrôle.

Vous pouvez à tout moment et gratuitement contacter notre DPO à l’adresse dpo@thephantomcompany.com afin d’obtenir plus d’informations ou de détails sur la manière dont nous traitons vos données.

Comment pouvez-vous contacter la CNIL ?

Vous pouvez à tout moment contacter la “Commission nationale de l’informatique et des libertés” ou “CNIL” aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22.

La Politique de confidentialité peut-elle être modifiée ?

Nous sommes susceptibles de modifier notre Politique de confidentialité à tout moment pour l’adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu’aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur.